Elektronische Rechnung

Für wen es sich lohnt

Diese Lösung passt vor allem zu Betrieben, die heute mit einer Word- oder Excel-Vorlage Rechnungen schreiben, von Hand nummerieren und jeden Monat einen Ordner mit PDFs an die Steuerberatung schicken. Ebenso zu allen, die viele ähnliche Rechnungen ausstellen —Monatsbeiträge, wiederkehrende Leistungen, Reparaturen mit Material— und Stunden damit verlieren, Daten von einer in die nächste zu kopieren. Auch wer wenig abrechnet, aber schwer den Überblick behält, was bezahlt ist und was nicht, profitiert: Ist jede Rechnung mit ihrem Status erfasst, musst du nicht mehr im Postfach suchen.

Die elektronische Rechnung ist eine der Lösungen im Katalog; auf der Übersichtsseite zum Kit Digital findest du die übrigen und die Voraussetzungen für den Antrag.

Was du vorher entscheiden solltest

Das Tool ist schnell eingerichtet; Zeit kosten die Entscheidungen. Vorab solltest du klären, welche Nummernkreise du nutzt (zum Beispiel einen für normale Rechnungen und einen für Korrekturrechnungen), welche Positionen und Mehrwertsteuersätze du oft wiederholst, welche Zahlungsarten du akzeptierst und wer in deinem Team Rechnungen ausstellen darf. Vor allem aber, wie die Informationen zu deiner Steuerberatung kommen: Direkter Zugriff auf das Tool ist etwas anderes als ein regelmäßiger Export. Wer das vorher bespricht, muss später nichts doppelt machen.

So führen wir es mit dir ein

Zuerst schauen wir uns an, wie du heute Rechnungen schreibst — mit echten Rechnungen auf dem Tisch. Dann erfassen wir deine Steuerdaten, deine Kunden und deine üblichen Positionen, richten Vorlagen in deinem Design ein und verbinden das Tool mit den Verwaltungs- und Buchhaltungssystemen, die du schon nutzt. Die Schulung machen wir, indem wir deine ersten Rechnungen gemeinsam ausstellen, nicht mit einem allgemeinen Handbuch, und danach hast du Support für die Fragen aus dem ersten Monat.

Soll die Rechnungsstellung zusätzlich mit anderen Bereichen deines Betriebs zusammenspielen —Zahlungserinnerungen, Berichte oder deine gewohnte Tabelle—, ist das genau die Art Integration, die wir bei internen Systemen mit KI umsetzen.

Fehler, die wir oft sehen

Am häufigsten werden Kunden mit unvollständigen Steuerdaten übernommen: Eine falsch geschriebene Steuernummer oder eine alte Adresse wandert dann in jede Rechnung. Der zweite Fehler ist, das alte und das neue System monatelang parallel laufen zu lassen, mit zwei Nummernkreisen, die irgendwann nicht mehr zusammenpassen. Der dritte: die Steuerberatung erst zum Quartalsabschluss zu informieren. Und der vierte: zu glauben, ein per E-Mail verschicktes PDF sei schon eine elektronische Rechnung. Diese Lösung stellt Rechnungen in einem strukturierten Format aus, das eine Software lesen kann, ohne dass jemand die Daten abtippt.

Vorschriften: mit deiner Beratung an der Seite

Die Lösung ist an das Gesetz Crea y Crece und die geltenden Vorschriften angepasst. Trotzdem hängen die Pflichten bei der Rechnungsstellung von deiner Tätigkeit ab und können sich ändern; die Details deines konkreten Falls stimmst du deshalb am besten mit deiner Steuerberatung ab. Zum Programm selbst erklären wir in den Kit-Digital-Neuigkeiten 2026, wo es gerade steht, und sagen dir Bescheid, sobald du dich bewerben kannst.