Prozessverwaltung

Wo du anfängst

Die Lösung kann Buchhaltung, Rechnungsstellung, Projekte, Lager, Einkauf, Personal oder Logistik abdecken — doch alles auf einmal digitalisieren zu wollen, ist das beste Rezept dafür, dass nichts funktioniert. Fang mit dem Bereich an, in dem am meisten Zeit verloren geht oder die meisten Fehler passieren: das Lager, das nie stimmt, Bestellungen bei Lieferanten aus dem Gedächtnis, Projektstunden, deren Kosten niemand kennt, oder Urlaubsanträge per Kurznachricht. Wer einen Prozess sauber löst, geht den nächsten mit mehr Zuversicht an. Und wenn du nicht weißt, welcher es ist, frag dein Team: Es weiß das meist besser als alle anderen.

Den Prozess zeichnen, wie er heute ist

Bevor du automatisierst, musst du verstehen, wie wirklich gearbeitet wird — nicht wie es im Organigramm steht. Setz dich mit den Leuten zusammen, die die Arbeit machen, und notiere jeden Schritt: wer anfragt, wer freigibt, wo es festgehalten wird, was ausgedruckt wird. Dabei tauchen meist doppelte Schritte und Freigaben auf, die längst keinen Sinn mehr haben. Einen schlecht gestalteten Prozess zu automatisieren, sorgt nur dafür, dass der Fehler schneller passiert; deshalb vereinfachen wir zuerst und bringen ihn erst dann ins Tool.

Diese Aufzeichnung ist außerdem dein Maßstab. Dauert eine Lieferantenbestellung heute einen ganzen Vormittag oder musst du zum Monatsabschluss Belegen im ganzen Büro hinterherlaufen, schreib es auf: Daran prüfst du ein paar Monate später, ob die Digitalisierung dir wirklich Zeit spart oder nur Papier durch Bildschirme ersetzt hat.

Automatisierungen, die Stunden sparen

Ist alles geordnet, übernehmen automatisierte Workflows die Routinearbeit: eine Benachrichtigung, wenn ein Artikel unter den Mindestbestand fällt, eine Bestellanforderung, die direkt bei der Person landet, die sie freigeben muss, Stundenzettel, aus denen Berichte pro Projekt werden. Die Lösung umfasst die Verbindung mit den Systemen, die du schon nutzt, und berücksichtigt die Gesetzeskonformität, damit dieselben Daten nicht an drei Stellen liegen.

Wenn du mehr brauchst, als eine Standardsoftware leistet, setzen wir das mit maßgeschneiderten internen Systemen mit KI um.

Einführung in Phasen und Schulung

Wir arbeiten in Phasen: Wir richten einen Bereich ein, laden seine Stammdaten (Artikel, Lieferanten, Mitarbeiter oder Projekte), testen mit einer kleinen Gruppe und passen an, bevor wir ausweiten. Die Schulung orientiert sich an den echten Fällen jeder Stelle, und der Zugriff von jedem Gerät sorgt dafür, dass Leute im Lager, auf der Baustelle oder unterwegs alles sofort erfassen, nicht erst am Abend. Bevor das alte System abgeschaltet wird, sollte das neue einen vollständigen Zyklus ohne Überraschungen durchlaufen haben, etwa einen Monatsabschluss.

Wie es zu anderen Kit-Lösungen passt

Die Prozessverwaltung blickt nach innen, auf die Abläufe im Unternehmen. Willst du die Nachverfolgung von Kunden und Verkaufschancen ordnen, ist die Kundenverwaltung (CRM) die passende Lösung; brauchst du nur strukturierte Rechnungen, gibt es die elektronische Rechnung. Auf der Kit-Digital-Seite findest du alle, und wir helfen dir bei der Wahl — je nachdem, was dich wirklich bremst.