Wie viel Zeit verliert dein Unternehmen mit wiederkehrender Arbeit? Mach den Zwei-Minuten-Test

In fast jedem kleinen Unternehmen verbringt jemand den halben Tag damit, Daten von einem Ort zum anderen zu kopieren. Entschieden hat das niemand: Es hat sich einfach so ergeben. Zehn Fragen, um es in Zahlen zu fassen, und das Ergebnis direkt auf dieser Seite.

Es gibt ein Gespräch, das wir mehrmals im Monat führen. Ein Unternehmen von der Insel schreibt uns – eine Steuerkanzlei, ein Geschäft, ein Bauunternehmen – und sagt, es wolle «etwas mit KI machen». Wenn wir fragen, was es lösen möchte, gibt es meist keine Antwort. Nicht, weil es keine Probleme gäbe, sondern weil das Problem schon so lange da ist, dass man es nicht mehr sieht: Jemand verbringt den halben Tag damit, Daten von einem Ort zum anderen zu kopieren, und das wirkt nicht mehr wie ein Problem, sondern wie die Arbeit selbst.

Genau das ist der eigentliche Ausgangspunkt für fast alles. Du musst nichts kaufen, um damit anzufangen; du musst wissen, wohin die Zeit geht. Deshalb haben wir einen kurzen Test veröffentlicht, der genau das tut, und du kannst ihn gleich hier machen, ohne dich anzumelden oder auf eine E-Mail zu warten.

Die vier Lecks, die in jedem kleinen Unternehmen auftauchen

Nach fünfzehn Jahren, in denen wir Websites und Verwaltungssysteme für Unternehmen auf den Balearen gebaut haben, wiederholen sich die Zeitlecks so zuverlässig, dass man sie an einer Hand abzählen kann. Diese vier tauchen immer wieder auf, und genau sie misst der Test.

Daten, die doppelt eingetippt werden. Eine Bestellung, die über die Website kommt und jemand erneut in die Warenwirtschaft eintippt. Eine Rechnung, die als PDF ankommt und jemand in die Buchhaltung überträgt. Ein Termin, der im Papierkalender steht und dann noch einmal im digitalen. Jedes Mal scheint es nur eine Minute zu sein; zusammengerechnet ist es der halbe Tag eines Menschen, jede Woche, für immer.

Langsame Angebote und Nachfassaktionen, die nie stattfinden. Im Bau und bei Dienstleistungen ist das am teuersten, denn hier geht nicht nur Zeit verloren, sondern Umsatz. Ein Angebot, das drei Tage nach dem Besuch rausgeht, kommt an, wenn der Kunde schon zwei weitere angefragt hat. Und von den verschickten geraten die, auf die keine Antwort kommt, in Vergessenheit: Niemand ist fürs Nachfassen zuständig, also fasst niemand nach.

Dieselben Fragen, von Hand beantwortet. Öffnungszeiten, Preise, ob eine Größe vorrätig ist, wann eine Bestellung ankommt, wie man sich auf einen Termin vorbereitet. Wer gerade Zeit hat, antwortet zwischendurch per WhatsApp oder Telefon. Die Kosten tauchen in keiner Buchhaltung auf und werden trotzdem bezahlt, meist von der Person, die sich eigentlich um den Kunden vor ihr kümmern sollte.

Entscheidungen nach Gefühl. Umsätze an einem Ort, Kosten an einem anderen, offene Rechnungen an einem dritten und die Arbeitsstunden des Teams nirgendwo. Wenn es darum geht, was im nächsten Monat passieren soll, wird aus dem Bauch entschieden. Nicht aus Mangel an Urteilsvermögen, sondern weil es einen Nachmittag kostet, diese Zahlen von Hand zusammenzutragen, und diesen Nachmittag hat niemand.

Was dir der Test sagt (und was nicht)

Der Test besteht aus zehn Fragen mit je einer Antwortmöglichkeit zu deiner Arbeitsweise: wie viele ihr seid, wie viel doppelt eingetippt wird, wie Angebote rausgehen, wer die wiederkehrenden Fragen beantwortet, wo deine Kundendaten liegen. Nach Technik fragt er nicht, denn Technik ist die Antwort, nicht das Problem.

Am Ende siehst du auf dem Bildschirm dein Niveau und deine Punktzahl, eine Schätzung, wie viele Stunden pro Woche in wiederkehrende Arbeit fließen und wie viele du dir pro Monat zurückholen könntest, sowie drei konkrete Stellen, an denen wir in deinem Fall anfangen würden. Alles auf derselben Seite: keine E-Mail, auf die du warten musst, nichts freizuschalten.

Was der Test nicht ist: eine Messung. Die berechneten Stunden beruhen auf deinen Antworten, sie taugen also, um die Größenordnung einzuschätzen und zu entscheiden, ob sich ein genauerer Blick lohnt. Für eine echte Zahl muss man sich die Abläufe ansehen, mit den Menschen sprechen, die die Arbeit machen, und die Zeit messen. Das ist ein anderes Gespräch.

Warum wir ihn verschenken

Weil die meisten, die uns mit dem Wunsch nach «etwas KI» schreiben, noch nichts kaufen müssen, und das gleich zu sagen, spart allen Zeit. Wenn der Test ergibt, dass deine Abläufe schon geordnet und gemessen sind, sagt er dir das, und fertig. Wenn er ergibt, dass sechs Stunden pro Woche ins doppelte Eintippen fließen, sagt er dir das auch, und dann gibt es etwas zu besprechen.

Und weil es uns lieber ist, wenn das erste Gespräch bei Minute zehn beginnt. Wer mit dem Testergebnis kommt, bei dem wissen wir beide schon, worüber wir reden.

Wenn du tiefer einsteigen willst

Der Test ist die schnelle Version. Die gründliche Version ist eine Analyse vor Ort: zwei Stunden in deinem Unternehmen, Gespräche mit den Menschen, die die Arbeit machen, und ein Bericht mit der Chancenlandkarte, sortiert nach Wirkung und Aufwand. Die leitet Jero Shannon bei shannon. consulting (auf Englisch), mit dem Team von Teix im Rücken, wenn etwas gebaut werden muss.

Aber fang mit dem Test an. Er dauert zwei Minuten, und du musst mit niemandem sprechen.