¿Cuánto tiempo pierde tu empresa en tareas repetitivas? Hazte el test en dos minutos

En casi todas las empresas pequeñas hay alguien que pasa media jornada copiando datos de un sitio a otro. Nadie lo decidió: fue pasando. Diez preguntas para ponerle número, y el resultado en la misma página.

Hay una conversación que tenemos varias veces al mes. Nos escribe una empresa de la isla —una gestoría, un comercio, una constructora— diciendo que quiere «hacer algo con la IA». Cuando preguntamos qué quieren resolver, casi nunca hay respuesta. No porque no tengan problemas, sino porque el problema lleva tanto tiempo ahí que ha dejado de verse: alguien pasa media jornada copiando datos de un sitio a otro y eso ya no parece un problema, parece el trabajo.

Ese es el punto de partida real de casi todo. No hace falta comprar nada para empezar a arreglarlo; hace falta saber dónde se está yendo el tiempo. Por eso hemos publicado un test corto que hace exactamente eso, y lo puedes hacer aquí mismo sin registrarte ni esperar ningún correo.

Las cuatro fugas que se repiten en todas las pymes

Después de quince años montando webs y sistemas de gestión para empresas de Baleares, las fugas de tiempo se repiten tanto que se pueden contar con los dedos de una mano. Estas son las cuatro que aparecen una y otra vez, y son las que mide el test.

Datos que se teclean dos veces. Un pedido que entra por la web y alguien vuelve a escribir en el programa de gestión. Una factura que llega en PDF y alguien teclea en la contabilidad. Una cita que se apunta en la agenda de papel y luego en el calendario. Cada una parece un minuto; sumadas son media jornada de alguien, todas las semanas, para siempre.

Presupuestos que tardan y seguimientos que no se hacen. En construcción y en servicios es lo más caro de todo, porque aquí no se pierde solo tiempo: se pierden ventas. Un presupuesto que sale tres días después de la visita llega cuando el cliente ya ha pedido dos más. Y de los que se envían, los que no contestan se olvidan: nadie tiene la tarea de perseguirlos, así que no se persiguen.

Las mismas preguntas, contestadas a mano. Horario, precio, si queda talla, cuándo llega el pedido, cómo se prepara una prueba. Las contesta quien esté libre, entre dos cosas, por WhatsApp o por teléfono. El coste no aparece en ninguna cuenta pero se paga igual, y normalmente lo paga la persona que debería estar atendiendo a quien tiene delante.

Decisiones que se toman a ojo. Ventas en un sitio, gastos en otro, cobros pendientes en un tercero y las horas del equipo en ninguno. Cuando toca decidir qué hacer el mes que viene, se decide por sensación. No porque falte criterio, sino porque juntar esos números a mano cuesta una tarde y nadie tiene esa tarde.

Qué te dice el test (y qué no)

El test son diez preguntas de opción única sobre cómo trabajáis: cuántos sois, cuánto se teclea, cómo salen los presupuestos, quién contesta las preguntas repetidas, dónde viven los datos de los clientes. No pregunta por tecnología, porque la tecnología es la respuesta, no el problema.

Al terminar ves en pantalla tu nivel y tu porcentaje, una estimación de cuántas horas a la semana se van en trabajo repetitivo y cuántas podrías recuperar al mes, y tres cosas concretas por donde empezaríamos nosotros en tu caso. Todo en la misma página: no hay que esperar ningún correo ni desbloquear nada.

Lo que el test no es: una medición. Las horas que calcula salen de lo que contestas, así que sirven para saber el orden de magnitud y decidir si merece la pena mirarlo en serio. Para un número de verdad hay que sentarse a mirar los procesos, hablar con quien hace el trabajo y cronometrar. Eso ya es otra conversación.

Por qué lo regalamos

Porque la mayoría de quienes nos escriben pidiendo «algo de IA» no necesitan comprar nada todavía, y decírselo por adelantado nos ahorra tiempo a todos. Si del test sale que tenéis los procesos ordenados y medidos, os lo dirá, y ahí acaba. Si sale que se os van seis horas a la semana en teclear lo mismo dos veces, también, y entonces ya hay algo de qué hablar.

Y porque preferimos que la primera conversación empiece en el minuto diez. Cuando alguien llega habiendo hecho el test, ya sabemos los dos de qué estamos hablando.

Y si quieres ir más a fondo

El test es la versión rápida. La versión con calma es un diagnóstico presencial: dos horas en tu empresa hablando con las personas que hacen el trabajo, y un informe con el mapa de oportunidades ordenado por impacto y esfuerzo. Eso lo lleva Jero Shannon desde shannon. consulting, con el equipo de Teix detrás cuando hace falta construir algo.

Pero empieza por el test. Son dos minutos y no hace falta que hables con nadie.